Cómo conectar PrestaShop con un ERP y por qué hacerlo

Cómo conectar PrestaShop con un ERP y por qué hacerlo
2020-08-21 https://soy.es/blog/wp-content/uploads/2020/08/prestashop-erp.jpg ¿Qué Puedo Encontrar Aquí?¿Qué es un ERP exactamente? Ventajas de usar un ERPAgilidadColaboración interdepartamentalSeguridad de la informaciónAutomatizaciónPor qué conectar un ERP a mi PrestashopCómo conectar PrestaShop con un ERP#1 – ERPS con módulo propio (como Holded)#2 – Conectores ERP para Prestashop (como venta pro)#3 – Integraciones a medida Los ERP son una de las herramientas más […]

Los ERP son una de las herramientas más útiles para las tiendas online. Te contamos cómo conectar PrestaShop con un ERP para que todo fluya, se automatice y los procesos de trabajo sean mucho más productivos.

Este tipo de sistemas de gestión empresarial, hasta hace relativamente poco, estaban reservados a grandes empresas. Lo cierto es que la transformación digital y la profesionalización de los sectores han hecho que, lo que antes era inasequible económica y técnicamente, ahora se haya convertido en una solución mucho más democrática que la mayoría de los comercios (online y offline) pueden adoptar.  

Este post te interesa aunque no te hayas planteado utilizar un ERP en tu empresa, o incluso si ya lo estás utilizando pero no lo has conectado con tu PrestaShop y, por lo tanto, tienes que actualizar manualmente ambos sistemas.

Con este post queremos ayudarte en la tarea de conexión entre el ERP y tu tienda online, pero también que entiendas mejor cómo funcionan y lo que pueden llegar a aportarte (que te aseguramos que no es poco).

¿Qué es un ERP exactamente? 

Para los que no tengan claro del todo en qué consiste o hayan adoptado esta tecnología recientemente, podemos definirlo como una herramienta de planificación empresarial (del inglés Enterprise Resource Planning).

Dicho así puede sonar un poco impreciso, pero básicamente lo que hace es centralizar los procesos y automatizar en la medida de lo posible las tareas más recurrentes de una empresa y ofrecer una amplia visión del estado general de la empresa con informes globales.

Realmente casi todos los procesos de la empresa pasan por esta herramienta, de manera que todo está centralizado y controlado desde una plataforma única.

  • Contabilidad
  • Recursos Humanos
  • Proyectos
  • CRM
  • Stock y logística
  • Producción
  • Suministro
  • Business intelligence
  • Comercial
  • Gestión de documentos
  • Calidad
  • Atención al cliente y postventa

Todos los recursos y procesos están documentados y son accesibles por los responsables de llevarlos a cabo. Además, en muchos casos, este software nos permite automatizar determinadas tareas mecánicas o repetitivas con una supervisión mínima para liberar y redistribuir esos recursos más eficientemente.

Además en el mercado existen multitud de alternativas que van de lo más general a otras opciones sorprendentemente específicas como ERPS sectoriales para calzado o para hoteles. No es lo mismo que si estuvieran hechos a medida, pero se adaptan a la mayoría de las necesidades de un tipo determinado de empresa o incluso de un nicho de mercado.

Sin lugar a dudas podemos decir que las herramientas de gestión de recursos empresariales, llevan detrás de sí toda un metodología orientada a un único fin: la productividad y la optimización del trabajo.

Ventajas de usar un ERP

Vamos a concretar exactamente cómo las diferentes áreas del negocio se ven potenciadas cuando implementamos un sistema como este.

Agilidad

Tener bases de datos comunes que se pueden consultar en tiempo real y desde cualquier lugar del mundo redunda en menos desplazamientos, menos reuniones y menos llamadas telefónicas que atender.

Todos los procesos funcionan de manera más fluida desde el momento en el que la información es la que fluye, no se queda en el ordenador de nadie de manera local ni en el correo electrónico de un compañero.

Colaboración interdepartamental

Cuando las empresas tienen una cierta dimensión, resulta muy sencillo que cada departamento termine por “hacer la guerra por su cuenta”. Y si trabajan de espaldas unos a otros el perjudicado es el cliente y, en último término, la empresa.

Un ERP constituye la mejor solución para evitar la descoordinación entre las diferentes secciones de una compañía. Los calendarios comunes sitúan a cada uno donde debe estar y favorecen que se cumplan los plazos, se mantenga estable el nivel del inventario o tengamos recursos suficientes.

Seguridad de la información

Una negocio, especialmente online, almacena muchísima información sensible que debe estar controlada al detalle para evitar filtraciones.

Centralizar a modo de repositorio estos datos hace que tengamos un control mucho más exhaustivo de quién, cuándo y qué nivel de acceso se autoriza a cada usuario.

Además es más difícil que se pierda o se borre accidentalmente, con lo que también nos aporta un extra de seguridad en ese sentido.

Automatización

En el momento en el que se automatizan procesos se liberan recursos que se pueden destinar a otras tareas más cualificadas o que requieren de una mayor atención.

¿Algunos ejemplos de procesos automatizables? Hay miles, por ejemplo: la emisión de facturas, gastos, seguimiento de cobros, atención al cliente inicial, gestión de la cadena de suministro, recepción y procesado de pedidos, gestión del personal

Si a esto le sumamos que muchos sistemas ERP lo que hacen, en realidad, es basarse en la inteligencia de negocio y el análisis de datos a alto nivel para potenciar la toma de decisiones estratégicas, todavía estamos alcanzando un nivel superior de efectividad, puesto que se puede corregir en tiempo real cualquier desviación que requiera de nuestra intervención.

Por qué conectar un ERP a mi Prestashop

Siendo más concretos todavía, y resumiendo, vamos a desgranar los motivos por los que nos interesa integrar un ERP con PrestaShop:

  • Simplifica el seguimiento del stock: siempre sabemos las unidades de las que disponemos y se actualizará de manera automática para evitar incidencias.
  • Integra medios de pago y servicios de mensajería.
  • Se sincroniza de manera automática, de forma que no tenemos que procesar las órdenes por un lado y actualizar el ERP por otro. La gestión de los pedidos será más rápida y más eficiente.
  • Genera informes completos e integrados: en un solo documento podrás acceder a una visión general de todos los aspectos del negocio, incluyendo tanto el eCommerce como el resto de los canales.
  • Eliminas tareas redundantes y optimizas mejor los recursos humanos a destinar en ellas.
  • Está ajustado a la legalidad y fiscalidad que rige en tu país. Ten en cuenta que estas conexiones se basan en módulos, y muchos están orientados a otros mercados y, por lo tanto, pueden causarte problemas con impuestos o tributos.

Cómo conectar PrestaShop con un ERP

En primer lugar depende del tipo de ERP con el que estés trabajando. Básicamente, podemos diferenciar entre tres tipos distintos dependiendo de dónde se encuentren alojados. Por lo tanto, existen:

  • ERPs locales: se compra la licencia y se instala en un servidor propio. Por lo general es la opción más cara, pero también la más segura para aquellas empresas que quieren un control mayor sobre los datos.
  • ERPs en la nube: una modalidad que cada vez se da más debido a que es bastante más barato y la seguridad ha ido en aumento en los últimos años. Aún así, todos los datos siguen alojados en un servidor externo.
  • ERPs híbridos: como su propio nombre indica, están en dos capas, de manera que la parte más sensible de la información permanece de forma local en el servidor de la empresa, mientras que otra parte de los datos se sube a la nube. Parece que esta es una de las opciones más en tendencia.

Detrás de estas herramientas hay empresas que buscan la integración con todo tipo de CMS, ya que resulta un servicio altamente demandado por los profesionales del eCommerce. Hablamos de Microsoft, Oracle, SAP, Sage… aunque también hay alternativas perfectamente operativas pero de uso libre (teniendo en cuenta los precios de estos sistemas, tal vez un negocio más pequeño prefiera optar por ERPs gratuitos como ERP Next).

El proceso de conexión con PrestaShop se ha simplificado mucho en los últimos tiempos gracias a que cada vez existen módulos más avanzados y al conocimiento de las empresas especializadas.

Elegir un ERP u otro requiere de bastante estudio porque necesitas que cubra ciertos mínimos técnicos. Por ejemplo, que se integre sin problemas con el theme que estemos utilizando y la versión de PrestaShop instalada, así como otros operativos que resuelvan tus necesidades. Y todo ello sin olvidarnos de la cuestión del precio, ya que debe amortizarse siempre.

En este caso, el proceso de conexión tendrá mucho que ver con el módulo que instales (o el desarrollo que se haga a medida). Cada una de estas herramientas funciona de una manera diferente. Con esto quiero decirte que tendrás que estudiarte la documentación correspondiente ya que no hay una fórmula única.

No obstante, lo que podemos hacer es ver algunos ejemplos de cómo se conectan diferentes tipos de ERPs con PrestaShop (o, por ser más precisos, qué tipo de conexión utilizan).

#1 – ERPS con módulo propio (como Holded)

Vamos a utilizar como ejemplo Holded. Estamos ante una gran solución para la gestión empresarial. Básicamente, toca y automatiza los principales palos que debe resolver un ERP: facturación, contabilidad, CRM, inventarios, etc.

En este caso como en muchos otros, Holded es un ERP en la nube, tipo SaaS (software as a service). Por lo tanto, lo primero que tienes que hacer es crear una cuenta en la plataforma. Una vez completo el registro con toda la información requerida, ya podremos proceder a integrarlo con PrestaShop.

Holded cuenta con un módulo específico para ello que podrás descargar desde el propio panel de control, pero en otros casos deberás acudir al repositorio oficial de módulos. A continuación instala el módulo a través del backend de tu PrestaShop. Ya sabes cómo (en el gestor de módulos o en el catálogo).

Ahora vuelve al backend de holded y obtén una API Key: la copias, la pegas en el apartado del panel de PrestaShop y listo, ya está conectado.

Ponemos el ejemplo de Holded porque es una buena solución, pero también porque la mayoría de los ERP en la nube se conectan a PrestaShop con su propio módulo de manera muy similar.

#2 – Conectores ERP para Prestashop (como venta pro)

Un ejemplo totalmente diferente. Si bien en el primer caso hablábamos de los ERP en cloud con su propio módulo para conectarlos con Prestashop, en este caso vamos a referirnos a grandes soluciones que no siempre disponen de ese módulo.

Para este tipo de casos hace falta un plugin que realice la función de conectar ambas plataformas de manera bidireccional. En el mercado podemos encontrar casos como el de Algoratma, llamado Ventapro, o Prestashop Connector que se integra con ERPs y TPVs como los de Sage, Oracle o Microsoft Dynamics.

#3 – Integraciones a medida

Muchas veces la solución pasa por recurrir a profesionales del desarrollo en PrestaShop.

Algunas empresas crean sus propios ERP a medida y resultan muy efectivos de manera local, pero no están conectados con PrestaShop o con el software que utilice la tienda online. Esto, como ya hemos venido comentando, es un auténtico problema por la cantidad de recursos que invertimos en mantener el ecosistema funcionando.

La principal ventaja de estos desarrollos a medida es que tenemos un ERP que cumple al milímetro con cada una de las necesidades del negocio, pero obviamente, no cuenta con addons o conectores como los que ya hemos visto.

Si queremos realizar la integración, la única manera es recurrir a profesionales que nos puedan ayudar a hacerlo. En SOY.ES somos especialistas, con lo que no dudes en ponerte contacto con nosotros y valoraremos juntos las opciones.

Si queremos realizar una integración segura y con garantías de éxito, la mejor opción es recurrir a profesionales que nos puedan ayudar a hacerlo. Desde Soy.es damos a aquellas empresas encargadas de realizar una integración en la tienda de nuestros clientes todas las facilidades que están a nuestro alcance para conseguir los mejores resultados.

Lo más importante que queremos que saques en claro de este post es que un ERP es útil para cualquier empresa con un mínimo de volumen y personas implicadas y, en tu caso que tienes una tienda en PrestaShop, deberías preocuparte por integrarla con él.

Vas a ver los beneficios de manera casi inmediata y, además, no es tan complicado como cabría esperar ¿verdad?

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